채용전형 단계 개인정보보호 인사 개인정보
나. 채용전형 단계
○ 채용단계별 개인정보 수집
- 모집 공고 후, 입사 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용 전형과정에서는 해당 전형과정에 필요한 개인정보만 수집
- 입사지원서 작성단계에서 채용 이후에 필요한 개인정보까지 수집하는 경우 탈락자의 개인정보까지 불필요하게 수집하는 결과 초래
* 채용전형 단계별로 필요한 개인정보를 수집하는 경우, 지원자가 해당 전형과정에 필요한 자료를 더욱 충실하게 작성할 것을 기대할 수 있음
< 전형단계별로 수집하는 개인정보 예시 >
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전형 단계 |
서류전형 |
필기시험 |
면접 |
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수집 정보 |
학점, 외국어 성적, 자격증 보유여부, 관련 경력 등 |
필기시험 성적 |
인성 / 기타경험 /논문제목 / 지도교수 / 포부 등 |
* 위 예시는 회사에서 요구하는 인재상 및 선발방법 등에 따라 변동 가능
* 단, 종교 등 민감정보의 수집이 필요한 경우에는 별도 동의를 얻어서 수집․이용
* 이력서, 입사지원서, 자기소개서 등의 서식을 검토하여 인재 선발과 관련 없는 정보(주민번호, 호적관계, 본적 등)를 일괄적으로 수집하는 양식은 수정․보완
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< 채용전형 시 유의사항 > ○ 서류전형 - 입사지원서 및 증빙서류 등을 통한 주민등록번호 수집 불가 * 본인 확인이 필요한 경우 주소, 전화번호 등 활용 * 증빙서류(자격, 학위, 경력 증명서 등)에 주민등록번호가 기재되는 경우 뒷자리는 마스킹 처리하여 발급받도록 안내 - 직무와 무관한 정보(정치적 성향, 가족의 직업, 신체정보 등) 수집 불가 * 채용대행사 및 시중에 유통되는 입사지원서 및 이력서 양식을 활용할 경우, 반드시 필요한 항목에 ‘필수’를 표기하여 불필요한 개인정보의 수집 방지 * 자기소개서에 직무와 무관한 사생활 정보, 민감정보 등를 기재하지 않도록 안내 - 실무편의를 위해 서류전형 단계에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 일괄적으로 수집 불가 - 본인으로부터 직접 개인정보를 수집하는 것이 원칙이며, 제3자로부터 제공받는 것이 불가피한 경우 관련 내용(출처, 수집 내용 등) 고지 - 입사지원자가 제출한 각종 개인정보(학력, 경력, 자격, 성적 등)의 진위 확인이 필요한 경우, 관련 증명서 활용 * 입사지원자의 성명, 주민번호 등을 해당 증명서 생성(발급)기관에 제공하고 관련 증명서의 진위를 확인하는 방법은 새로운 개인정보의 수집을 수반하므로 가급적 활용하지 않는 것이 바람직 ○ 신체검사 직무수행 가능여부 등의 판단을 위해 신체검사를 실시할 경우, 필요 최소한의 건강정보를 수집
○ 합격 통보 - 합격여부는 당사자에게 직접 통보가 될 수 있도록 전화, 이메일 활용(홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시)
○ 채용전형 종료 후 파기 및 보관 - 채용전형 및 이의신청 절차 등이 종료된 후 입사지원자의 개인정보는 지체 없이(5일 이내) 파기하는 것이 원칙 - 인재의 수시선발 등을 위해 탈락자의 개인정보 보관․이용이 필요한 경우, 기간을 정하여 당사자로부터 동의 확보 * 동의를 얻어서 보관․이용하는 중이라도 정보주체의 요구가 있는 경우 즉시 삭제 후 정보주체에게 통지 * 동의를 얻어서 보관하는 경우 기업이 동의사실에 대한 입증책임 등을 부담 |
다. 입사지원자 권익보호
○ 불필요한 개인정보의 제3자 제공 금지
- 입사지원자의 개인정보를 법률근거 등의 정당한 사유 없이 제3자에게 제공할 수 없으며, 제공이 필요할 경우 당사자의 동의를 획득한 후 처리
○ 채용 전형을 온라인 채용업체 등에 위탁할 경우, 관리 감독 철저
- 입사지원자의 개인정보처리 위탁은 문서로 처리
- 개인정보보호 관계 법령 위반에 따른 손해배상 책임에 대하여는 수탁자를 사업자(위탁자)의 소속직원으로 간주
* 위탁업무 내용과 개인정보 처리업무 수탁자를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 공개
○ 채용시험 성적 열람요구가 있을 경우, 공개하는 것이 원칙
- 입사지원자의 채용시험 성적은 개인정보이므로 성적 열람에 대한 요구가 있는 경우 정보주체에게 공개하는 것이 원칙
* 입사지원자의 성적확인 요구에 대응하기 위한 절차 마련 필요
- 생명․신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 등에는 열람의 제한 또는 거절 가능(개인정보 보호법 제35조 제4항)
* 다만, 시험문제 및 면접기법 등은 개인정보가 아니므로 개인정보 보호법에 따른 공개대상이 아님
출처: 『개인정보보호 가이드라인 – 인사․노무편』 행정안전부․고용노동부(2012)
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