고용종료 후 개인정보보호
4. 고용 종료 단계
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채용 준비 |
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채용 결정 |
⇒ |
고용 유지 |
⇒ |
고용 종료 |
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< 주요 점검 사항 > • 퇴직 근로자 개인정보의 열람권 보장 • 퇴직 근로자 개인정보의 제3자 제공 • 퇴직 근로자 친목모임을 위한 개인정보 수집․제공 | ||||||
가. 퇴직 근로자의 개인정보 파기 및 경력증명서 발급
○ 퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 삭제
- 근로자의 경력 증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 별도 보관(근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조)
- 퇴직 근로자 경력증명을 위하여 3년 이상 경력증명 정보를 보관하고자 하는 경우, 퇴직 시점에 퇴직 근로자의 동의를 얻어 보관
* 근무지 이탈 등의 사유로 퇴직하는 경우 동의를 얻기 힘들 수 있으므로, 입사 시 또는 취업규칙 등에 안내하고 동의 받아두는 방법 활용 가능
○ 보관 기간이 종료된 개인정보는 복구 또는 재생되지 않도록 파기
* 단, 사업체 등 개인정보처리자가 개인정보를 제공하는 경우에는 정보주체의 동의 필요
나. 퇴직 근로자의 개인정보 제공
○ 퇴직 근로자의 개인정보 제공 요구에 대하여는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 해당 근로자의 동의를 받은 후 정보를 제공해야 함
○ 순수 친목단체로서 퇴직근로자 모임은 동의 없이 개인정보를 수집할 수 있으나 회사가 제공하고자 할 경우 정보주체의 동의 필요
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FAQ |
고용 종료 단계 |
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Q5 |
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퇴사한 직원의 개인정보는 언제 파기해야 하나요? |
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답변) 퇴사 후 3년이 지나고, 보유기간이 종료된 후 5일 이내에 파기하세요. | ||
○ 근로기준법에서 퇴직근로자의 사용증명서 청구권 행사기간을 3년으로 하고 있습니다. 따라서 사용증명서 발급을 위한 퇴직근로자 개인정보 보존연한은 최소 3년입니다.
○ 단, 경력증명 등 퇴직근로자의 사용증명서 발급을 위해 3년 이상 보관할 필요가 있는 경우, 근로자에게 동의를 받아서 보관하면 됩니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기), 위반 시 3천만원 이하의 과태료
근로기준법 제39조(사용증명서), 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
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Q5-1 |
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개인정보 파기는 어떻게 해야 하나요? |
답변) 개인정보가 복구 또는 재생되지 않도록 해야 합니다.
○ 컴퓨터에 저장된 파일 형태일 경우 복원이 불가능한 상태로 영구 삭제하시고, 기록물, 인쇄물, 서면 등의 형태일 경우 파쇄 또는 소각해야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 제1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료
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Q5-2 |
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이 법 시행전부터 보관하고 있던 퇴직자의 개인정보에 대하여 보관에 관한 동의를 받거나 파기하여야 하나요? |
답변) 그렇지 않습니다. 경력증명 등을 위한 목적으로 보관․이용하고 있던 퇴직근로자의 개인정보는 해당 목적으로만 사용하는 경우에는 추가적인 동의 없이 파기하지 않고 이용하실 수 있습니다.
○ 다만 주민등록번호 등 고유식별정보에 관하여는 개인정보보호법 제29조에 따라 안전조치를 해야 할 의무가 있습니다.
○ 퇴직근로자의 개인정보를 이용하여 마케팅을 하는 등 원래의 보유목적과 다른 용도로 이용하시고자 하는 경우에는 동의를 받으셔야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 표준지침 제67조(처리 중인 개인정보에 관한 경과조치)
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채용전형 단계 개인정보보호 인사 개인정보
나. 채용전형 단계
○ 채용단계별 개인정보 수집
- 모집 공고 후, 입사 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용 전형과정에서는 해당 전형과정에 필요한 개인정보만 수집
- 입사지원서 작성단계에서 채용 이후에 필요한 개인정보까지 수집하는 경우 탈락자의 개인정보까지 불필요하게 수집하는 결과 초래
* 채용전형 단계별로 필요한 개인정보를 수집하는 경우, 지원자가 해당 전형과정에 필요한 자료를 더욱 충실하게 작성할 것을 기대할 수 있음
< 전형단계별로 수집하는 개인정보 예시 >
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전형 단계 |
서류전형 |
필기시험 |
면접 |
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수집 정보 |
학점, 외국어 성적, 자격증 보유여부, 관련 경력 등 |
필기시험 성적 |
인성 / 기타경험 /논문제목 / 지도교수 / 포부 등 |
* 위 예시는 회사에서 요구하는 인재상 및 선발방법 등에 따라 변동 가능
* 단, 종교 등 민감정보의 수집이 필요한 경우에는 별도 동의를 얻어서 수집․이용
* 이력서, 입사지원서, 자기소개서 등의 서식을 검토하여 인재 선발과 관련 없는 정보(주민번호, 호적관계, 본적 등)를 일괄적으로 수집하는 양식은 수정․보완
|
< 채용전형 시 유의사항 > ○ 서류전형 - 입사지원서 및 증빙서류 등을 통한 주민등록번호 수집 불가 * 본인 확인이 필요한 경우 주소, 전화번호 등 활용 * 증빙서류(자격, 학위, 경력 증명서 등)에 주민등록번호가 기재되는 경우 뒷자리는 마스킹 처리하여 발급받도록 안내 - 직무와 무관한 정보(정치적 성향, 가족의 직업, 신체정보 등) 수집 불가 * 채용대행사 및 시중에 유통되는 입사지원서 및 이력서 양식을 활용할 경우, 반드시 필요한 항목에 ‘필수’를 표기하여 불필요한 개인정보의 수집 방지 * 자기소개서에 직무와 무관한 사생활 정보, 민감정보 등를 기재하지 않도록 안내 - 실무편의를 위해 서류전형 단계에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 일괄적으로 수집 불가 - 본인으로부터 직접 개인정보를 수집하는 것이 원칙이며, 제3자로부터 제공받는 것이 불가피한 경우 관련 내용(출처, 수집 내용 등) 고지 - 입사지원자가 제출한 각종 개인정보(학력, 경력, 자격, 성적 등)의 진위 확인이 필요한 경우, 관련 증명서 활용 * 입사지원자의 성명, 주민번호 등을 해당 증명서 생성(발급)기관에 제공하고 관련 증명서의 진위를 확인하는 방법은 새로운 개인정보의 수집을 수반하므로 가급적 활용하지 않는 것이 바람직 ○ 신체검사 직무수행 가능여부 등의 판단을 위해 신체검사를 실시할 경우, 필요 최소한의 건강정보를 수집
○ 합격 통보 - 합격여부는 당사자에게 직접 통보가 될 수 있도록 전화, 이메일 활용(홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시)
○ 채용전형 종료 후 파기 및 보관 - 채용전형 및 이의신청 절차 등이 종료된 후 입사지원자의 개인정보는 지체 없이(5일 이내) 파기하는 것이 원칙 - 인재의 수시선발 등을 위해 탈락자의 개인정보 보관․이용이 필요한 경우, 기간을 정하여 당사자로부터 동의 확보 * 동의를 얻어서 보관․이용하는 중이라도 정보주체의 요구가 있는 경우 즉시 삭제 후 정보주체에게 통지 * 동의를 얻어서 보관하는 경우 기업이 동의사실에 대한 입증책임 등을 부담 |
다. 입사지원자 권익보호
○ 불필요한 개인정보의 제3자 제공 금지
- 입사지원자의 개인정보를 법률근거 등의 정당한 사유 없이 제3자에게 제공할 수 없으며, 제공이 필요할 경우 당사자의 동의를 획득한 후 처리
○ 채용 전형을 온라인 채용업체 등에 위탁할 경우, 관리 감독 철저
- 입사지원자의 개인정보처리 위탁은 문서로 처리
- 개인정보보호 관계 법령 위반에 따른 손해배상 책임에 대하여는 수탁자를 사업자(위탁자)의 소속직원으로 간주
* 위탁업무 내용과 개인정보 처리업무 수탁자를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 공개
○ 채용시험 성적 열람요구가 있을 경우, 공개하는 것이 원칙
- 입사지원자의 채용시험 성적은 개인정보이므로 성적 열람에 대한 요구가 있는 경우 정보주체에게 공개하는 것이 원칙
* 입사지원자의 성적확인 요구에 대응하기 위한 절차 마련 필요
- 생명․신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 등에는 열람의 제한 또는 거절 가능(개인정보 보호법 제35조 제4항)
* 다만, 시험문제 및 면접기법 등은 개인정보가 아니므로 개인정보 보호법에 따른 공개대상이 아님
출처: 『개인정보보호 가이드라인 – 인사․노무편』 행정안전부․고용노동부(2012)
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