채용전 단계 개인정보, 인사개인정보 FAQ
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FAQ |
채용 전 단계 |
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Q1 |
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신입사원 채용을 위해 입사지원서를 받으려고 합니다. 개인정보를 얻기 위해서 지원자의 동의를 받아야 하나요? |
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민감정보, 고유식별정보를 제외하고 채용을 위해 필요한 최소한의 개인정보에 관하여는 동의 없이 수집할 수 있습니다.
○ ‘계약의 체결’에는 계약 체결을 위한 준비단계도 포함됩니다. 가령, 회사가 근로계약 체결 전에 지원자의 이력서 등을 수집․이용하는 경우가 이에
해당됩니다.
○ 최소한의 개인정보 예시
- 지원자를 확인하는데 필요한 이름, 생년월일
- 지원자와 연락하는데 필요한 연락처, 주소
- 지원자의 직무수행능력을 평가하는데 필요한 학력, 성적, 자격사항 등 (채용예정 직위의 직무수행을 위해 관련 학력, 경력이 요구되는 경우)
○ 참고로 온라인 채용사이트 운영자 및 채용대행사 등은 구직자에게 개인정보처리에 대해 구체적으로 안내하고 동의를 받은 후 동의 받은 범위에서만
관련 정보를 활용․제공하여야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집․이용) 제1항 제4호, 위반 시 5천만원 이하의 과태료
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Q1-1 |
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주민등록번호도 동의 없이 수집할 수 있나요? |
답변) 주민등록번호의 수집은 원칙적으로 금지됩니다.
○ 반드시 필요한 경우가 아니면 주민등록번호 등 고유식별정보는 수집하지 마세요. 다만, 입사지원자의 주민등록번호를 반드시 사용해야 한다면 지원자로
부터 별도의 동의를 받아 수집할 수 있습니다.
- 또한, 수집한 주민등록번호는 암호화해서 보관해야 합니다. (p.13 참고)
<참고> 수집시 별도 동의가 필요한 개인정보
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○ 고유식별정보 : 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호 ○ 민 민감정보 : 사상․신념, 노동조합․정당의 가입․탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등 |
※ 관계법령 : 개인정보 보호법 제24조(고유식별정보의 처리 제한) 제1항, 위반 시 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금
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Q1-2 |
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종교, 병력, 범죄관련 정보 등을 수집해도 되나요? |
답변) 민감정보는 수집하는 것이 원칙적으로 금지되어 있습니다.
반드시 필요하다면 지원자로부터 별도의 동의를 받으세요.
○ 아동․청소년의 성 보호에 관련 법률 제44조 제3항에 따라 실시하는 성범죄의 경력 조회는 동법에 따라 본인 동의를 얻어서 처리하세요.
○ 고유식별정보 및 민감정보를 일반적으로 동의를 받고 수집해야 하는 정보와 함께 수집하는 경우 각각 별도의 동의를 받으세요.
○ 또한 동의를 받으실 때는 개인정보를 수집하고 이용하려는 목적이 무엇인지, 수집하려는 개인정보가 무엇인지, 개인정보를 언제까지 보유하고 이용할 것인지, 동의를 거부할 수 있다는 점과 동의를 하지 않은 경우 어떤 불이익이 있는지 알려주세요.
※ 민감정보 : 사상․신념(종교), 노동조합․정당의 가입․탈퇴, 정치적 견해 건강 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료 등
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제22조(동의를 받는 법) 제1항, 위반 시 1천만원 이하의 과태료
동법 제23조(민감정보의 처리 제한) 및 제24조(고유식별정보의 처리 제한) 제1항, 위반 시 5년이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금
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Q1-3 |
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신원 조회를 위해 관련 기관에 입사지원자의 개인정보를 제공하려고 하는데, 별도의 동의를 받아야 하나요? |
답변) 입사지원자에게 별도의 추가적인 동의를 받아야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제18조(개인정보의 이용․제공 제한) 제1항 및 제2항, 위반 시 5년이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금 / 동법 제18조제3항 위반 시 3천만원 이하의 과태료
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Q1-4 |
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입사지원자의 학력과 자격 정보를 수집하려고 하는데 동의를 받아야 하나요? |
답변) 채용계약 체결을 위해 필수적인 정보가 아니라면 동의를 받아야 합니다.
○ 채용예정 업무의 특성상 학력과 자격이 반드시 요구되는 경우라면 입사지원자의 동의 없이 수집할 수 있습니다.
○ 그러나 단순노무직과 같이 학력이나 자격증이 요구되지 않는 직무라면 관련 개인정보는 채용계약 체결을 위한 필수적 정보라고 할 수 없습니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집․이용) 제1항 제4호, 위반 시 5천만원 이하의 과태료
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Q1-5 |
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입사지원자가 제출한 개인정보의 진위 확인이 필요합니다. 어떻게 하면 될까요? |
답변) 정당한 기관에서 발급한 증명서를 제공받아서 확인하시면 됩니다.
○ 증명서의 진위 확인이 필요하다면 해당 증명서 발급기관에 발급번호(또는 코드번호 등) 확인을 통하여 증명서의 진위확인을 하면 됩니다.
○ 발급번호(또는 코드번호 등)를 통한 증명서의 진위확인은 개인정보처리에 해당하지 않으므로 정보주체의 동의가 필요 없습니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제26조(업무위탁에 따른 개인정보의 처리 제한) 제1항, 위반 시 1천만원 이하의 과태료
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Q1-6 |
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입사지원자의 논문, 저서 등의 정보를 인터넷을 통해 수집하려고 하는데 동의가 필요한가요? |
답변) 불특정 다수가 열람할 수 있는 사이트 등에 공개된 개인정보의 수집․이용에 대해서는 동의를 받을 필요 없습니다.
○ 언론, 온라인 도서관, 인물DB 등 정당한 절차에 따라 개인정보를 공개하는 웹사이트에서 개인정보를 수집․이용하는 것은 동의가 필요하지 않습니다.
○ 그 경우에도 해킹 등 부당한 방법으로 수집하여 공개한 개인정보임이 확실 시 되는 경우에는 수집․이용할 수 없습니다.
※ 관련규정 : 표준 개인정보보호 지침 제6조(개인정보의 수집) 제4항
개인정보 보호법 제59조(금지행위) 제2호, 제3호, 위반 시 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금
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Q1-7 |
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상시채용시스템 운영을 위해 탈락자의 개인정보를 계속 보존해야 하는데 어떻게 해야 하나요? |
답변) 입사지원서 접수 시 지원자에게 보존기간 및 목적을 알리고 동의를 받아야 합니다.
○ 사용자는 채용과정이 종료되면 탈락자의 개인정보를 지체 없이(5일 이내) 삭제해야 하는 것이 원칙입니다. 다만, 인재 DB 등을 구축하여
상시채용을 하는 경우,
필요한 기간을 명시하고 정보주체의 동의를 받아 보관할 수 있습니다.
○ 이 경우에도, 정보주체가 삭제를 요구하는 경우에는 지체 없이 삭제하여야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집ㆍ이용) 제1항, 위반 시 5천만원 이하의 과태료 / 같은 법 제21조(개인정보의 파기) 제1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료
출처: 『개인정보보호 가이드라인 – 인사․노무편』 행정안전부․고용노동부(2012)
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