퇴사자 개인정보 및 보유기간, 파기
퇴사자의 개인정보도 퇴사후에는 파기하야 하는 것이 원칙입니다.
원칙적으로 보유기간 종료한 후 5일 이내에 파기해야 합니다(※ 하기 행정안전부 가이드 참조)
다만, 국세기본법을 근거로 하여 5년간 보유해야 하는 정보도 있으므로,
DB 정보에 따라 개인정보 보유기간을 별도로 작성하는 것이 바람직할 것입니다.
FAQ 고용 종료 단계 Q5 퇴사한 직원의 개인정보는 언제 파기해야 하나요? 답변 답변: 퇴사 후 3년이 지나고, 보유기간이 종료된 후 5일 이내에 파기하세요. ○ 근로기준법에서 퇴직근로자의 사용증명서 청구권 행사기간을 3년으로 하고 있습니다. 따라서 사용증명서 발급을 위한 퇴직근로자 개인정보 보존연한은 최소 3년입니다. ○ 단, 경력증명 등 퇴직근로자의 사용증명서 발급을 위해 3년 이상 보관할 필요가 있는 경우, 근로자에게 동의를 받아서 보관하면 됩니다. ※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기), 위반 시 3천만원 이하의 과태료 근로기준법 제39조(사용증명서), 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
Q5-1 개인정보 파기는 어떻게 해야 하나요? 답변) 개인정보가 복구 또는 재생되지 않도록 해야 합니다. ○ 컴퓨터에 저장된 파일 형태일 경우 복원이 불가능한 상태로 영구 삭제하시고, 기록물, 인쇄물, 서면 등의 형태일 경우 파쇄 또는 소각해야 합니다. ※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 제1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료
Q5-2 이 법 시행전부터 보관하고 있던 퇴직자의 개인정보에 대하여 보관에 관한 동의를 받거나 파기하여야 하나요? 답변) 그렇지 않습니다. 경력증명 등을 위한 목적으로 보관․이용하고 있던 퇴직근로자의 개인정보는 해당 목적으로만 사용하는 경우에는 추가적인 동의 없이 파기하지 않고 이용하실 수 있습니다. ○ 다만 주민등록번호 등 고유식별정보에 관하여는 개인정보보호법 제29조에 따라 안전조치를 해야 할 의무가 있습니다. ○ 퇴직근로자의 개인정보를 이용하여 마케팅을 하는 등 원래의 보유목적과 다른 용도로 이용하시고자 하는 경우에는 동의를 받으셔야 합니다. ※ 관련법률 : 개인정보 보호법 표준지침 제67조(처리 중인 개인정보에 관한 경과조치) 출처: 인사노무분야개인정보보호가이드라인(행안부)
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