채용결정단계 개인정보보호
2. 채용 결정 단계
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채용 준비 |
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채용 결정 |
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고용 유지 |
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고용 종료 |
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< 주요 점검 사항 > • 법령준수를 위한 개인정보의 수집 : 근로자명부, 임금대장 등 • 근로계약의 체결․이행을 위해 반드시 필요한 근로자 정보는 동의 없이 수집 : 인력 배치, 후생복지 등을 위한 개인정보 등 • 개인정보 처리 동의가 반드시 필요한 사항에 대해 동의 확보 : 근로계약의 체결․이행을 위해 제3자 제공이 필요한 경우 등 | ||||||
가. 법령준수를 위한 근로자 개인정보의 수집
○ 근로기준법 등의 법령상 의무준수를 위하여 근로자 개인정보를 수집․이용할 경우 근로자의 동의 없이 처리
- 근로계약서, 근로자 명부, 임금대장 등을 작성하기 위한 개인정보 수집이 그 대표적인 예시임
< 법령에 따른 근로자 개인정보 수집 예시 >
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근로자 명부 |
임금대장 |
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수집 항목 |
성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간(정한 경우), 그 밖의 고용에 관한 사항, 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유 |
성명, 주민등록번호, 고용 연월일, 종사하는 업무, 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항, 근로일수, 근로시간수, 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간 수, 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액 등 |
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법령 근거 |
근로기준법 제41조, 동법 시행령 제20조 |
근로기준법 제48조, 동법 시행령 제27조 |
○ 고유식별정보의 수집
- 고유식별정보의 처리는 원칙적으로 금지되나, 소득세법에 따른 연말정산 등과 같이 법령상 의무준수를 위하여 불가피한 경우 근로자 및 근로자의 가족 등의 동의 없이 처리
나. 근로계약의 체결․이행을 위해 반드시 필요한 근로자 정보의 수집
○ 근로계약서에는 본인확인을 위해 필요한 최소 사항(주소, 연락처, 성명)만 기록하여 불필요한 개인정보(주민등록번호 등)의 처리 방지
* 고용노동부가 제시한 표준근로계약서는 참고1 참조
○ 인사업무(근무성적평가․연봉계약․인사발령․교육훈련․복리후생) 등 근로계약 이행을 위해 반드시 필요한 개인정보처리는 근로자 동의 없이 수집․이용
- 가족에 대한 복리후생 제공을 위하여 가족 개인정보를 수집․이용하는 경우에 가족의 동의 불필요
* 자녀 학비 지원, 직계존속 건강진단, 주택지원 등 근로자 가족에 대한 혜택은 근로복지기본법 제5조에 따른 기업의 근로자에 대한 복지 제공의무(법령상 의무)로 해석됨
* 가족관계 및 연령확인 등을 위한 증명서 제출 시 가족의 주민등록번호 뒷자리를 가린 후, 관련 서류를 발급받도록 하면 고유식별정보 수집에 대한 동의 불필요
다. 개인정보 처리 동의가 반드시 필요한 사항에 대한 동의
○ 업무 수행을 위해 반드시 개인정보 처리가 필요한 경우로서 그 처리에 대한 동의가 필요한 경우에는 최초 근로계약 체결 시 동의 획득
- 근로자 개인정보의 제3자 제공이 반드시 필요한 경우
예시) 여행사 직원정보(연락처 등)의 항공사 제공, 용역 발주회사 등에 대한 근로자(컨설턴트 및 프로젝트 담당자) 개인정보 제공, 계열사간 인사교류를 위한 인사정보의 제공 등
- 회사 운영 홈페이지 등을 통해 근로자 정보의 공개가 필요한 경우
예시) 영업사원 연락처 등의 공개, 고객만족도 제고를 위한 담당자 업무 및 연락처 공개 등
○ 개인정보 처리 동의는 사규(또는 취업규칙) 등에 관련 내용을 정리하여 취업규칙(또는 사규) 준수 동의를 받거나, 별도의 동의서를 통한 동의 등 다양한 방법을 활용
- 단, 사규를 통하여 동의를 대체하는 개인정보 처리 내용은 업무 수행에 필수 불가결한 것에 한하며,
- 개인정보 처리에 관하여 포괄적 동의가 되지 않도록 구체적 목적 단위별로 작성
* 개인정보의 수집․이용 동의를 받는 방법은 P.7, 제3자 제공 동의를 받는 방법은 p.9 참고
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< 계약서 작성 시 유의 사항 > ○ 필요최소한의 개인정보만 수집 - 근로계약 체결 및 이행을 위한 필수적 정보는 동의 없이 수집 가능 * 단, 고유식별정보 및 민감정보는 별도 동의 필요 - 근로자명부, 임금대장 작성 등 관계 법령 준수를 위해서는 동의 없이 개인정보 수집 가능 * 고유식별정보 수집도 동의 필요 없음 ○ 업무의 특성상 반드시 필요한 개인정보 제3자 제공 및 공개는 사내 규정 또는 동의서 등에 정리하여 안내하고 동의 확보 |
출처: 『개인정보보호 가이드라인 – 인사․노무편』 행정안전부․고용노동부(2012)
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