고용종료 후 개인정보보호
4. 고용 종료 단계
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채용 준비 |
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채용 결정 |
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고용 유지 |
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고용 종료 |
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< 주요 점검 사항 > • 퇴직 근로자 개인정보의 열람권 보장 • 퇴직 근로자 개인정보의 제3자 제공 • 퇴직 근로자 친목모임을 위한 개인정보 수집․제공 | ||||||
가. 퇴직 근로자의 개인정보 파기 및 경력증명서 발급
○ 퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 삭제
- 근로자의 경력 증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 별도 보관(근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조)
- 퇴직 근로자 경력증명을 위하여 3년 이상 경력증명 정보를 보관하고자 하는 경우, 퇴직 시점에 퇴직 근로자의 동의를 얻어 보관
* 근무지 이탈 등의 사유로 퇴직하는 경우 동의를 얻기 힘들 수 있으므로, 입사 시 또는 취업규칙 등에 안내하고 동의 받아두는 방법 활용 가능
○ 보관 기간이 종료된 개인정보는 복구 또는 재생되지 않도록 파기
* 단, 사업체 등 개인정보처리자가 개인정보를 제공하는 경우에는 정보주체의 동의 필요
나. 퇴직 근로자의 개인정보 제공
○ 퇴직 근로자의 개인정보 제공 요구에 대하여는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 해당 근로자의 동의를 받은 후 정보를 제공해야 함
○ 순수 친목단체로서 퇴직근로자 모임은 동의 없이 개인정보를 수집할 수 있으나 회사가 제공하고자 할 경우 정보주체의 동의 필요
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FAQ |
고용 종료 단계 |
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Q5 |
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퇴사한 직원의 개인정보는 언제 파기해야 하나요? |
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답변) 퇴사 후 3년이 지나고, 보유기간이 종료된 후 5일 이내에 파기하세요. | ||
○ 근로기준법에서 퇴직근로자의 사용증명서 청구권 행사기간을 3년으로 하고 있습니다. 따라서 사용증명서 발급을 위한 퇴직근로자 개인정보 보존연한은 최소 3년입니다.
○ 단, 경력증명 등 퇴직근로자의 사용증명서 발급을 위해 3년 이상 보관할 필요가 있는 경우, 근로자에게 동의를 받아서 보관하면 됩니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기), 위반 시 3천만원 이하의 과태료
근로기준법 제39조(사용증명서), 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
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Q5-1 |
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개인정보 파기는 어떻게 해야 하나요? |
답변) 개인정보가 복구 또는 재생되지 않도록 해야 합니다.
○ 컴퓨터에 저장된 파일 형태일 경우 복원이 불가능한 상태로 영구 삭제하시고, 기록물, 인쇄물, 서면 등의 형태일 경우 파쇄 또는 소각해야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 제1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료
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Q5-2 |
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이 법 시행전부터 보관하고 있던 퇴직자의 개인정보에 대하여 보관에 관한 동의를 받거나 파기하여야 하나요? |
답변) 그렇지 않습니다. 경력증명 등을 위한 목적으로 보관․이용하고 있던 퇴직근로자의 개인정보는 해당 목적으로만 사용하는 경우에는 추가적인 동의 없이 파기하지 않고 이용하실 수 있습니다.
○ 다만 주민등록번호 등 고유식별정보에 관하여는 개인정보보호법 제29조에 따라 안전조치를 해야 할 의무가 있습니다.
○ 퇴직근로자의 개인정보를 이용하여 마케팅을 하는 등 원래의 보유목적과 다른 용도로 이용하시고자 하는 경우에는 동의를 받으셔야 합니다.
※ 관련법률 : 개인정보 보호법 표준지침 제67조(처리 중인 개인정보에 관한 경과조치)
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